Formation : Classer, organiser et archiver ses dossiers et documents professionnels DPR10

Objectifs pédagogiques :

Maitriser les fondamentaux de la gestion de documents

Identifier les contenus et types de documents que l’on manipule au quotidien

Savoir caractériser un document pour le classer et le retrouver

Structurer efficacement ses dossiers et sous-dossiers

Construire des outils simples et fonctionnels de gestion et d’archivage des documents

 

Contenu :

I/ Les fondamentaux de la gestion de documentaire

Document, information, ressources : de quoi parlons-nous ?

Les grandes familles de documents et leurs caractéristiques

Les domaines et sous-domaines de l’information en entreprise : savoir se repérer

Le cycle de vie des documents : de la création à la destruction

 

II/ Analyser le besoin de gestion des informations (individuel ou collectif)

Les questions clés à se poser

Prendre en compte les usages de son entreprise

 

III/ Les dossiers et documents

Types de dossiers, structuration des dossiers, comment les stocker et les conserver

Dossier papier, dossier électronique : avantages, inconvénients, points de vigilance

Les éléments nécessaires à la bonne gestion d’un dossier

 

IV/ Construire son plan de classement papier ou électronique

Les différents types de plan de classement : sélectionner la technique adaptée au besoin

Un outil associé ; la charte de nommage des fichiers électroniques

 

V/ Savoir s’organiser au quotidien

S’organiser pour les documents papiers et les documents numériques

Faire vivre son système de classement dans le temps

Quand réorganiser, trier, éliminer ?

 

VI / De la gestion des documents à l’archivage : quelques repères à garder en tête

Une archive, un document réglementaire

Les 3 âges des archives : archives courantes, archives intermédiaires, archives historiques

Pourquoi conserver des documents d’archives

Les outils de gestion et de traitement des archives : bordereaux, inventaires, tableaux de gestion…

Points de repère pour une bonne conservation des documents

 

Public : Assistant(e), secrétaire, attaché(e) de direction, documentaliste, professionnel de l’information et de la documentation débutant ; toute personne souhaitant retrouver vite et bien ses données et documents

 

Prérequis : Etre familiarisé avec l’environnement bureautique et la logique d’une arborescence électronique

 

Durée : 2 jours (14h)

 

Dates des sessions 2017 :

1ère session : 30/31 Mars
2ième session : 29/30 Juin
3ième session : 18/19 Septembre

4ième session : 11/12 Décembre

 

Tarif : 840 € Net

 

Méthodes pédagogiques : Alternance de présentations théoriques et d’exercices pratiques

Travail individuel, travail de groupes et échanges de pratiques

Livret pédagogique et attestation de formation remis à chaque participant

Un « crédit mails » est octroyé à chaque participant pour un accompagnement post formation individualisé.

 

Formateur :

Spécialiste de la gestion de l’information et des documents en entreprise ; expérience en management de l’information depuis plus de 15 ans

 

Lieux de formation : 3 choix possibles

En inter : à Portet sur Garonne (31) ou à Toulouse

En intra : Dans vos entreprises, principalement dans le Grand Sud-Ouest

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