Formation : Travail collaboratif : mettre en place une gestion documentaire partagée DPR23

Objectifs pédagogiques :

Maitriser les fondamentaux de la gestion de documents

Diagnostiquer son organisation documentaire

Elaborer les principaux outils de gestion documentaire partagée

Faire vivre le dispositif

 

 

Contenu :

I/ Les fondamentaux de la gestion de documentaire

Document, information, donnée, connaissance…de quoi parlons-nous ?

La notion de cycle de vie du document et des informations

 

II/ Les points d’analyse d’une organisation documentaire :

Les types de documents

Des documents pour qui ?  pour quoi ? comment ?

Les flux d’informations dans l’entreprise

 

III/ Panorama des outils de la gestion des documents et des informations numériques

Plan de classement, charte de nommage, vocabulaire contrôlé….

Vers l’élaboration d’un référentiel documentaire de gestion des documents numériques

Structuration de son arborescence électronique

 

IV/ Méthodologie de l’élaboration d’une arborescence partagée

Les types de plans de classement électroniques

Une approche :

  • la cartographie des processus métiers et des principales activités
  • le recensement de la production documentaire associée
  • parler la même langue pour stocker collaborativement : la construction d’un vocabulaire unique

 

V/ De la cartographie de ses activités à l’élaboration d’un plan de classement

La charte de nommage des fichiers numériques

 

 

Public : Tout responsable d’équipe ; toute personne devant piloter des projets de travail collaboratif (sharepoint…) ; toute personne devant travailler en équipe et partager ses documents électroniques avec ses collègues ou confrères.

 

Prérequis : Etre familiarisé avec l’environnement bureautique et la logique d’une arborescence électronique

 

Durée : 2 jours (14h)

 

Dates des sessions 2017 :

1ère session : 19 et 20 juin

 2ième session : 27 et 28 novembre

 

Tarif : 840 € Net

 

Méthodes pédagogiques : Alternance de présentations théoriques et d’exercices pratiques. Livret pédagogique et attestation de formation remis à chaque participant.

Un « crédit mails » est octroyé à chaque participant pour un accompagnement post formation individualisé.

Travail de groupe et échanges de pratiques.

 

Lieux de formation : 3 choix possibles

En inter : à Portet sur Garonne (31) ou à Toulouse

En intra : Dans vos entreprises, principalement dans le Grand Sud Ouest

 

Formatrice : Spécialiste de la gestion de l’information et des documents en entreprise ; expérience en management de l’information depuis plus de 15 ans

 

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