Objectifs pédagogiques
Maitriser les fondamentaux de la gestion de documents
Identifier les contenus et types de documents que l’on manipule au quotidien
Savoir caractériser un document pour le classer et le retrouver
Structurer efficacement ses dossiers et sous-dossiers
Construire des outils simples et fonctionnels de gestion et d’archivage des documents
Méthodes pédagogiques
Alternance de présentations théoriques et d’exercices pratiques
Travail individuel, travail de groupes et échanges de pratiques
Livret pédagogique et attestation de formation remis à chaque participant
Un « crédit mails » est octroyé à chaque participant pour un accompagnement post formation individualisé.
Pré requis
Etre familiarisé avec l’environnement bureautique et la logique d’une arborescence électronique
Evaluation continue des acquis
- Pendant la formation : quizz, exercices, étude de cas pratiques, mises en situations, jeu de rôle, etc. Les évaluations sont adaptées à la thématique de la formation.
- Post formation : évaluation à chaud via un questionnaire
Contenu de la formation :
I/ Les fondamentaux de la gestion de documentaire
Document, information, ressources : de quoi parlons-nous ?
Les grandes familles de documents et leurs caractéristiques
Les domaines et sous-domaines de l’information en entreprise : savoir se repérer
Le cycle de vie des documents : de la création à la destruction
II/ Analyser le besoin de gestion des informations (individuel ou collectif)
Les questions clés à se poser
Prendre en compte les usages de son entreprise
III/ Les dossiers et documents
Types de dossiers, structuration des dossiers, comment les stocker et les conserver
Dossier papier, dossier électronique : avantages, inconvénients, points de vigilance
Les éléments nécessaires à la bonne gestion d’un dossier
IV/ Construire son plan de classement papier ou électronique
Les différents types de plan de classement : sélectionner la technique adaptée au besoin
Un outil associé ; la charte de nommage des fichiers électroniques
V/ Savoir s’organiser au quotidien
S’organiser pour les documents papiers et les documents numériques
Faire vivre son système de classement dans le temps
Quand réorganiser, trier, éliminer ?
VI / De la gestion des documents à l’archivage : quelques repères à garder en tête
Une archive, un document réglementaire
Les 3 âges des archives : archives courantes, archives intermédiaires, archives historiques
Pourquoi conserver des documents d’archives
Les outils de gestion et de traitement des archives : bordereaux, inventaires, tableaux de gestion…
Points de repère pour une bonne conservation des documents
Le délai moyen pour accéder à l'une de nos formations est de 2 semaines.
Ce délai peut varier selon la spécificité de votre projet, les prérequis à évaluer ou la durée exigée pour déposer une demande de financement.
Vous avez besoin d'une aide ou d'un aménagement spécifique ? Nous nous engageons à trouver les solutions les mieux adaptées, nous consulter par téléphone ou mail.
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Public
Assistant(e), secrétaire, attaché(e) de direction, documentaliste, professionnel de l’information et de la documentation débutant ; toute personne souhaitant retrouver vite et bien ses données et documents
Durée
2 jours (14 heures)
Lieux de formation
3 choix possibles
En inter : à Portet sur Garonne (31) ou à Toulouse
En intra : Dans vos entreprises, principalement dans le Grand Sud Ouest (nous consulter pour les tarifs)
Sessions
En Présentiel :
- 31 Mai/1er Juin 2021
- 18/19 Octobre 2021
Tarif : 890 € Net
