Objectifs pédagogiques
- Maitriser les fondamentaux de la gestion de documents
- Diagnostiquer son organisation documentaire
- Elaborer les principaux outils de gestion documentaire partagée
- Faire vivre le dispositif
Points forts de la formation :
- Suivi post formation à 1, 6 et 12 mois.
- Cas pratiques inspirés de votre activité professionnelle, traités lors de la formation.
- Animation de la formation par un Formateur Expert Métier.
Méthodes pédagogiques
- Formation-Action visant l’opérationnalité immédiate par une approche pédagogique interactive et interrogative basée sur de nombreux échanges entre participants.
- Questionnaire de positionnement et recueil des attentes pour personnaliser la formation
- Apports de connaissances théoriques alternés par des exercices de réflexion et de mises en situations.
- Support pédagogique et attestation de formation remis à chaque participant.
- Octroi d’un « crédit mails » à chaque participant pour un accompagnement personnalisé après la formation.
Evaluation continue des acquis
- Pendant la formation : quizz, exercices, étude de cas pratiques, mises en situations, jeu de rôle, etc. Les évaluations sont adaptées à la thématique de la formation.
- Post formation : évaluation à chaud via un questionnaire
Modalités pédagogiques
Formation réalisée en présentiel (présence
formateur auprès des stagiaires)
Distanciel possible sur demande.
Contenu de la formation :
I/ Les fondamentaux de la gestion de documentaire
- Document, information, donnée, connaissance…de quoi parlons-nous ?
- La notion de cycle de vie du document et des informations
II/ Les points d’analyse d’une organisation documentaire :
- Les types de documents
- Des documents pour qui ? pour quoi ? comment ?
- Les flux d’informations dans l’entreprise
III/ Panorama des outils de la gestion des documents et des informations numériques
- Plan de classement, charte de nommage, vocabulaire contrôlé….
- Vers l’élaboration d’un référentiel documentaire de gestion des documents numériques
- Structuration de son arborescence électronique
IV/ Méthodologie de l’élaboration d’une arborescence partagée
- Les types de plans de classement électroniques
- Une approche :
- la cartographie des processus métiers et des principales activités
- le recensement de la production documentaire associée
- parler la même langue pour stocker collaborativement : la construction d’un vocabulaire unique
V/ De la cartographie de ses activités à l’élaboration d’un plan de classement
- La charte de nommage des fichiers numériques
Inter : 3 semaines
Intra : Selon la spécificité de votre projet (1 mois minimum)
Si un participant est en situation de handicap, merci de nous en informer avant toute inscription.
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Public
Responsables d’équipe, Pilotes de projets collaboratifs (sharepoint…) avec partage de documents électroniques
Pré requis
Etre familiarisé avec l’environnement bureautique et la logique d’une arborescence électronique
Durée
2 jours (14h)
Lieux de formation
Toulouse
Sessions 2023
- 3/4 avril
- 26/27 juin
- 14/15 septembre
- 9/10 novembre
Tarif : 750€
