Objectifs pédagogiques

Maitriser les fondamentaux de la gestion de documents

Diagnostiquer son organisation documentaire

Elaborer les principaux outils de gestion documentaire partagée

Faire vivre le dispositif

Méthodes pédagogiques

Alternance de présentations théoriques et d’exercices pratiques. Livret pédagogique et attestation de formation remis à chaque participant.

Un « crédit mails » est octroyé à chaque participant pour un accompagnement post formation individualisé.

Travail de groupe et échanges de pratiques.

Evaluation continue des acquis

  1. Pendant la formation : quizz, exercices, étude de cas pratiques, mises en situations, jeu de rôle, etc. Les évaluations sont adaptées à la thématique de la formation.
  2. Post formation : évaluation à chaud via un questionnaire

Contenu de la formation :

I/ Les fondamentaux de la gestion de documentaire

Document, information, donnée, connaissance…de quoi parlons-nous ?

La notion de cycle de vie du document et des informations

 

II/ Les points d’analyse d’une organisation documentaire :

Les types de documents

Des documents pour qui ?  pour quoi ? comment ?

Les flux d’informations dans l’entreprise

 

III/ Panorama des outils de la gestion des documents et des informations numériques

Plan de classement, charte de nommage, vocabulaire contrôlé….

Vers l’élaboration d’un référentiel documentaire de gestion des documents numériques

Structuration de son arborescence électronique

 

IV/ Méthodologie de l’élaboration d’une arborescence partagée

Les types de plans de classement électroniques

Une approche :

  • la cartographie des processus métiers et des principales activités
  • le recensement de la production documentaire associée
  • parler la même langue pour stocker collaborativement : la construction d’un vocabulaire unique

 

V/ De la cartographie de ses activités à l’élaboration d’un plan de classement

La charte de nommage des fichiers numériques

 

Le délai moyen pour accéder à l'une de nos formations est de 2 semaines.

Ce délai peut varier selon la spécificité de votre projet, les prérequis à évaluer ou la durée exigée pour déposer une demande de financement.

Vous avez besoin d'une aide ou d'un aménagement spécifique ? Nous nous engageons à trouver les solutions les mieux adaptées, nous consulter par téléphone ou mail.

Public

Tout responsable d’équipe ; toute personne devant piloter des projets de travail collaboratif (sharepoint…) ; toute personne devant travailler en équipe et partager ses documents électroniques avec ses collègues ou confrères.

Pré requis

Etre familiarisé avec l’environnement bureautique et la logique d’une arborescence électronique

Durée

2 jours (14h)

Lieux de formation

3 choix possibles
En inter : à Portet sur Garonne (31) ou à Toulouse
En intra : Dans vos entreprises, principalement dans le Grand Sud Ouest (nous consulter pour les tarifs)

Sessions 

En Présentiel :

  • 15/16 Avril 2021
  • 29/30 Novembre 2021

Tarif : 890 € Net

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Pour un renseignement ou une inscription à la formation
Mettre en place une gestion documentaire partagée DPR23
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